Manual de gestión de alumnos

Manual de gestión de alumnos — flujo de trabajo por curso

Esta página resume todo lo que hay que hacer cada curso académico para mantener Odile/Drupal al día: dar de alta y baja alumnos, revisar datos, cambiar de curso y avisar a las familias.

Resumen del flujo completo

  1. Revisar y actualizar los datos de los alumnos (altas, bajas, cambios de horario o profesor)
  2. Cambiar el curso académico actual en la configuración
  3. Enviar el correo de inicio de curso a las familias
  4. Durante el curso: los profesores pueden dar de alta nuevos alumnos en cualquier momento
  5. Las familias completan su formulario de inscripción desde su área personal

1. Revisar y actualizar alumnos

Antes de cambiar de curso, es buen momento para revisar quién sigue, quién se da de baja, y si hay datos que corregir (horarios, profesor, teléfono, correo...).

Página: Listado de alumnos

  • Usa el buscador para encontrar un alumno por nombre o por usuario.
  • Pulsa Editar en la fila del alumno para cambiar sus datos (nombre, apellidos, horario, profesor, clase colectiva, correo, teléfono, nombre del tutor).
  • Pulsa Borrar para dar de baja a un alumno que ya no continúa. Esto no elimina sus datos, simplemente lo desactiva. Si era el único alumno activo de su familia, la cuenta de acceso de la familia también se bloqueará automáticamente.

Dar de alta un alumno nuevo

Página: Dar de alta un alumno

  • Si el correo de la familia ya existe (por ejemplo, porque ya tiene otro hijo matriculado), el nuevo alumno se enlaza automáticamente a esa misma cuenta.
  • Si el correo no existe, se crea una cuenta nueva con una contraseña generada automáticamente.
  • Puedes marcar o desmarcar la casilla "Enviar correo de bienvenida" según si quieres avisar a la familia en ese momento o no (por ejemplo, para pruebas).

2. Cambiar el curso académico actual

Página: Curso académico actual

Cada septiembre, antes de mandar el correo de inicio de curso, entra aquí y selecciona el nuevo curso (ejemplo: "2026-2027").

Esto tiene dos efectos automáticos:

  • Cuando una familia complete el formulario de inscripción de un alumno, ese alumno queda marcado con el curso seleccionado aquí.
  • En el área personal de cada familia, el botón cambia de "Enlace al formulario de inscripción" a "Ficha Alumno" en cuanto ese alumno ya está inscrito en el curso actual.

No hace falta tocar nada más para que esto funcione: ni la vista de alumnos, ni el formulario de inscripción.

3. Enviar el correo de inicio de curso

Página: Envío masivo de correo de inicio de curso

  1. Revisa la tabla de familias: todas aparecen marcadas por defecto. Desmarca cualquiera a la que no quieras avisar todavía.
  2. Antes de enviar a todo el mundo, prueba primero: despliega "Enviar correo de prueba", escribe tu propio correo, y pulsa el botón de prueba. Te llegará el correo con datos reales de las familias que tengas marcadas, sin tocar ninguna contraseña real ni avisar a nadie.
  3. Revisa que el texto de la plantilla esté bien para este curso en Plantilla de correo de inicio de curso (cuenta bancaria, plazos, fechas, etc.).
  4. Decide si quieres resetear la contraseña de las familias (casilla marcada por defecto) o mantener la que ya tenían. Si reseteas, al final del proceso podrás descargar un CSV con las contraseñas nuevas — descárgalo y guárdalo en un sitio seguro, ya que se borra del servidor justo después de descargarlo.
  5. Pulsa "Enviar correo a las familias seleccionadas".

4. Durante el curso

Los profesores con acceso al rol Personas pueden, en cualquier momento del curso:

Las familias, al iniciar sesión en su área personal, solo ven a sus propios hijos, con un enlace a "Ficha Alumno" o al "Formulario de inscripción" según si ya han completado la inscripción de este curso o no.

Enlaces rápidos

Si algo falla o no estás segura

Si ves algo raro (un error en pantalla, un alumno duplicado, un dato que no se guarda, o simplemente no sabes si lo que estás haciendo es correcto), lo más importante es no seguir intentando arreglarlo a base de probar cosas. Es mucho más fácil solucionar un problema pequeño recién detectado que uno sobre el que ya se ha intentado "arreglar" varias veces.

Qué hacer:

  1. Para de hacer cambios en esa pantalla.
  2. Haz una captura de pantalla de lo que ves (el error, el dato raro, lo que sea).
  3. Avisa a Bea con la captura y una frase corta de qué estabas haciendo cuando pasó (por ejemplo: "estaba editando a Marta García y al guardar salió esto").

Contacto:

No es necesario hacer ninguna copia de seguridad ni intentar deshacer nada por tu cuenta: eso se gestiona por otra vía, y forzarlo sin saber exactamente qué se está haciendo puede complicar más las cosas. Simplemente para, avisa, y espera.

Una excepción: si lo que ves es que se ha enviado un correo equivocado a una familia (por ejemplo, con datos de otro alumno), avisa también lo antes posible para poder mandar una aclaración a esa familia cuanto antes.